Flow – tietojen yhdistäminen eri lähteistä, mahdotontako?

“Erilaisten palvelujen käyttäjänä sitä usein huomaa toivovansa niiltä ominaisuuksia, ihan yksinkertaisia sellaisia, jotka kuitenkin lähempää tarkasteluina osoittautuvat mahdottomiksi toteuttaa käytännössä. Miksi niin?”, kysyy Henry Scheinin.

Esitin aiemmin näkemyksiäni palvelumuotoilusta. Käytännön elämässä palvelukokemusta ei useinkaan suunnitella käyttäjän näkökulmasta, puhumattakaan siitä että se olisi suunniteltu useampaa käyttäjäprofiilia, esimerkiksi sekä tiedon tuottajaa että sen kuluttajaa varten. Onneksi poikkeuksiakin löytyy. Käytetyn auton luovuttaminen uudelle omistajalle tapahtuu Trafin verkkopalvelussa kirjautumalla palveluun pankkitunnuksin, valitsemalla luovutettava ajoneuvo listasta ja antamalla ostajan sukunimi ja henkilötunnus sekä kertomalla omistussuhteen muutoksen päiväys. Siinä kaikki. Oletettavasti paljon muutakin tieto siirtyy samalla, mutta palvelu on suunniteltu niin että se mikä jo tiedetään, sitä ei enää uudelleen kysytä. Lisäksi tämä palvelu on tietenkin sähköinen joten papereiden etsiskelystä tai postittamisesta ei tarvitse huolehtia.

Miksi sitten näitä vastakkaisia esimerkkejäkin sitten on, jos kerran virtaviivaistettu palvelukokemus on ihan mahdollista tuottaa? Saamme silloin tällöin kuulla merkittävistä keksinnöistä ja uusista teknologisista ratkaisuista, jotka tulevat helpottamaan elämäämme. Ja kuitenkin liian usein nuo keksinnöt loistavat vain poissaolollaan. Kuilu mahdollisuuksien ja todellisuuden välillä tuntuu ylittämättömältä. Erilaisten palvelujen käyttäjänä sitä usein huomaa toivovansa niiltä ominaisuuksia; ihan yksinkertaisia sellaisia, jotka kuitenkin lähempää tarkasteluina osoittautuvat mahdottomiksi toteuttaa käytännössä. Miksi niin?

Haasteena tietojen yhdistäminen eri lähteistä

Valtiokonttori julkaisi osana digitalisaatiota koskevan selvityksensä loppuraporttia listan keskeisimmistä kehitysehdotuksista:

  • Palveluketjut selkeämmiksi
  • Tieto saataville ja hyötykäyttöön
  • Asioiden käsittely sujuvammaksi
  • Viranomaisten yhteistyö ja selkeät vastuut
  • Osaaminen ja resurssit joustavammin käyttöön
  • Hallinto ketterämmäksi
  • Tukea muutokseen yhteisistä palveluista.

Seitsemästä kohdasta neljä ensimmäistä liittyy suoraan eri järjestelmissä sijaitsevan tiedon yhdistelemiseen ja rajapintojen hyödyntämiseen. Sähköisten palvelujen suunnittelijan näkökulmasta juuri tietojen yhdisteleminen on ollut kompastuskivi. Olemme joutuneet tottumaan ajatukseen, jonka mukaan “olisi kiva jos tietoja voisi kätevästi siirtää palvelujen välillä, mutta ei, koska se nyt vaan on mahdotonta.”

Flow

Näistä lähtökohdista päätin kokeilla Microsoftin tuotetta nimeltä Flow. Tavoitteena oli luoda oikeilla metatiedoilla varustettu SharePoint Online -työtila aina kun Microsoft Dynamics CRM Online -järjestelmään luodaan uusi asiakastietue ja aina kun luodaan uusi projekti johon liittyy asiakas.

Flow on innostavasti nimetty tuote. Onhan se käsitteenä tuttu paitsi Helsingissä elokuussa järjestettävän festivaalin nimestä, myös mielentilana jossa luovuus kukoistaa ja toiminta itsessään kantaa eteenpäin.

Flown käyttö aloitetaan luomalla tunnus palveluun osoitteessa https://flow.microsoft.com/fi-fi. Palvelun käyttö on toistaiseksi maksutonta ja sen sisällöstä löytyy paitsi tukimateriaalia myös online-yhteisö, jossa toimii ainakin yksi aktiivinen, oikea asiantuntija vastailemassa käyttäjien kysymyksiin.

Vaikka esimerkissäni niin SharePoint Online kuin CRM Online ovatkin molemmat Microsoftin pilvituotteita, eivät Flown tarjoamat valmiit yhteydet suinkaan rajoitu niihin. Tarjolla on valmiita yhteyksiä monenlaisiin pilvipalveluihin, kuten vaikka Dropboxiin, Google Docsiin, Facebookiin, Twitteriin, Push-viesteihin ja niin edelleen, sekä mahdollisuus luoda yhdyskäytävä paikallisiin tietolähteisiin, kuten omalla palvelimella sijaitsevaan SQL-tietokantaan tai oman koneen kovalevyllä sijaitsevaan Excel-tiedostoon. Näiden lisäksi palvelusta löytyy myös mahdollisuus hyödyntää mukautettua ohjelmointirajapintaa. Kyseessä on siis mahdollisesti aidosti hyödyllinen tuote tietojen yhdistelyyn.

Käytännössä

Esimerkissäni kuvattu yhteys CRM:n ja SharePointin väliin oli suhteellisen helppo toteuttaa ilman mukautettua ohjelmointirajapintaa ja on nyt asiakkaamme tuotantokäytössä. (!) Johtuuko sitten siitä että palvelu on vielä beta-vaiheessa, vai mistä, mutta ehdollisten tarkistusten toteuttamisessa ilmeni ongelmia. Jouduin luopumaan niistä ja toteuttamaan tarkistukset tiedon lähteellä CRM:n työnkulkujen avulla. Onnekseni toinen Flown käyttäjä oli törmännyt samaan ongelmaan ennen minua, esittänyt ongelmansa foorumilla ja saanut siihen vastauksen: kehotuksen antaa palautetta Flown kehittäjille palautekanavana toimivan hymiökuvakkeen avulla. Ilmiselvä bugi siis.

Ajoittain palvelu toimii hitaasti. Työnkulkujen suorittaminen ja jopa sivujen lataaminen kestää kauan. Oletan, että näissäkin tapauksissa kyse on lastentaudeista.
Erilaisista virhetilanteissa käyttäjälle annettavat virheilmoitukset ovat osittain erittäin informatiivisia. Joissakin tapauksissa virheilmoituksen sisältyy linkki julkiseen Knowledgebase-artikkeliin, jossa on selitetty mistä virhe johtuu ja kuinka sen voi korjata. Valitettavasti kaikissa tapauksissa virheilmoitukset eivät olleet ihan yhtä selventäviä.

Flow on tarkoitettu ensisijaisesti niin sanotuille tehokäyttäjille. Koodia ei pääse kirjoittelemaan kehittimellä, ainakaan jos ei heti ala luoda omaa ohjelmointirajapintaa, vaan täytyy tyytyä selainkäyttöliittymään, joka sekin on enimmäkseen visuaalinen. Yksinkertainen työnkulku syntyy muutamassa minuutissa, ainakin jos käyttää pohjana valmista mallia joita palvelusta löytyy satoja. Silti kestää aikansa, ennen kuin käyttöön tottuu ja oppii hyödyntämään kaikkia hienouksia, joita on asetettu palvelun sinänsä hyvin yksinkertaisen käyttöliittymän kautta tarjolle.

Entä sitten?

Havainnollistaakseni Flown helppoutta, ja helpottaakseni omaa työtäni, olen luonut Flow-työnkulun nimeltä “Post WordPress feed on Facebook page and Twitter”. Olen julkaissut sen mallina yleisesti käytettäväksi joten sen pitäisi löytyä Flown mallikirjastosta muutaman päivän sisällä. Kun tämä juttu julkaistaan Solun verkkopalvelun RSS-syötteessä, se julkaistaan automaattisesti myös Facebookissa ja Twitterissä. Aikaa tämän työnkulun toteutukseen kului noin 15 minuuttia.

Henry Scheinin
johtava konsultti

  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Email